KSeF dla sklepów internetowych - E-commerce przewodnik 2025

E-commerce ma specyficzne wymagania dotyczące fakturowania. W tym przewodniku dowiesz się jak wdrożyć KSeF w sklepie internetowym bez zakłócania bieżącej sprzedaży.

Specyfika e-commerce vs KSeF

Co się zmieni w sklepach internetowych?

• Faktury B2B muszą być wystawiane przez KSeF
• Faktury B2C mogą pozostać w obecnej formie
• Faktury UE/eksport wymagają dodatkowej konfiguracji
• Automatyzacja stanie się kluczowa dla efektywności

Co pozostaje bez zmian?

• Paragony dla klientów indywidualnych
• Proces składania zamówień
• Płatności online
• Podstawowy flow zakupowy

Analiza platform e-commerce

WooCommerce + KSeF

✅ Dostępne rozwiązania:

• WP KSeF Plugin - darmowy, podstawowe funkcje
• Advanced KSeF - płatny, zaawansowane features
• Custom integration - dedykowane rozwiązanie

🛠️ Implementacja:

// Przykład hook dla WooCommerce
add_action('woocommerce_order_status_completed', 'auto_generate_ksef_invoice');

function auto_generate_ksef_invoice($order_id) {
    $order = wc_get_order($order_id);
    
    // Sprawdź czy to klient biznesowy
    if ($order->get_meta('_billing_company') && $order->get_meta('_billing_nip')) {
        // Wyślij do KSeF API
        send_to_ksef($order);
    }
}

PrestaShop + KSeF

✅ Moduły dostępne:

• KSeF PrestaShop - oficjalny moduł w rozwoju
• Third-party integrations - rozwiązania partnerów
• API connection - custom development

Magento + KSeF

✅ Rozwiązania enterprise:

• Magento KSeF Extension - Adobe Commerce
• Custom API integration - dla firm technologicznych
• Third-party connectors - dostawcy usług

Shopify + KSeF

⚠️ Wyzwania:

• Brak natywnego wsparcia dla Polski
• Wymagana integracja z zewnętrznym systemem
• Ograniczone możliwości customizacji

Scenariusze biznesowe

Scenariusz 1: B2C sklep z okazjonalnymi firmami

Profil: Sklep odzieżowy, 95% klienci indywidualni

Rozwiązanie:

• Wykrywanie klientów biznesowych po NIP
• Automatyczne przełączanie na proces KSeF
• Backup ręczny dla wyjątków

// Przykład wykrywania klienta B2B
function detectBusinessCustomer(customerData) {
    return customerData.company && 
           customerData.nip && 
           validateNIP(customerData.nip);
}

Scenariusz 2: B2B marketplace

Profil: Platforma dla dystrybutorów, 80% faktury B2B

Rozwiązanie:

• Pełna automatyzacja KSeF
• Bulk operations dla dużych zamówień
• Integracja z systemami ERP klientów

Scenariusz 3: Mixed B2B/B2C

Profil: Sklep z elektroniką, 50/50 klienci

Rozwiązanie:

• Inteligentne rozpoznawanie typu klienta
• Różne ścieżki checkout
• Unified admin panel

Integracja techniczna

API KSeF w e-commerce

Workflow automatyzacji:

Zamówienie → Płatność → Status "Paid" → KSeF API → Faktura → Email klient

Kluczowe endpointy:

# Logowanie do sesji
POST /api/online/Session/AuthorisationChallenge

# Wystawienie faktury
POST /api/online/Invoice/Send

# Status faktury  
GET /api/online/Invoice/Status/{invoiceElementReferenceNumber}

# Pobranie faktury
GET /api/online/Invoice/Get/{invoiceElementReferenceNumber}

Mapowanie danych e-commerce → KSeF

Standardowe mapowania:

{
  "customer_data": {
    "woocommerce": "billing_company",
    "ksef": "Nabywca.DaneIdentyfikacyjne.Nazwa"
  },
  "products": {
    "woocommerce": "order_items",
    "ksef": "Fa.FaWiersz"
  },
  "totals": {
    "woocommerce": "order_total", 
    "ksef": "Fa.Stopka.Vat.PodsumowanieVat"
  }
}

Obsługa różnych typów produktów

Produkty cyfrowe

• Ebook, kursy online - 23% VAT
• Software - 23% VAT, możliwe zwolnienia
• Subskrypcje - automatyczne faktury cykliczne

Produkty fizyczne

• Elektronika - 23% VAT
• Książki - 5% VAT
• Żywność - 5% lub 8% VAT
• Leki - 8% VAT

Usługi

• Hosting, domeny - 23% VAT
• Konsultacje - 23% VAT
• Wsparcie techniczne - 23% VAT

Konfiguracja stawek VAT:

function get_vat_rate_for_product($product_id, $customer_country) {
    $product = wc_get_product($product_id);
    $category = $product->get_category_ids()[0];
    
    switch($category) {
        case 'books': return 5;
        case 'food': return $customer_country === 'PL' ? 8 : 0;
        case 'electronics': return 23;
        default: return 23;
    }
}

Faktury międzynarodowe

Sprzedaż do krajów UE

B2B (WDT - Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów):

• 0% VAT w Polsce
• Klient rozlicza VAT w swoim kraju
• Wymagany ważny NIP UE

B2C:

• VAT według kraju klienta (po przekroczeniu progów)
• OSS (One Stop Shop) dla uproszczenia
• KSeF dla części polskiej

Eksport poza UE

• 0% VAT
• Dokumenty eksportowe
• Potwierdzenie wywozu

function determine_vat_scenario($customer_country, $customer_vat_id, $is_business) {
    if ($customer_country === 'PL') {
        return 'domestic';
    }
    
    if (is_eu_country($customer_country)) {
        return $is_business && validate_eu_vat($customer_vat_id) ? 'eu_b2b' : 'eu_b2c';
    }
    
    return 'export';
}

Automatyzacja procesów

Triggers dla KSeF

1. Order completed - podstawowy trigger
2. Payment confirmed - dla pre-paid orders
3. Shipment sent - dla some industries
4. Manual trigger - dla special cases

Batch processing

# Przykład przetwarzania wsadowego
def process_daily_invoices():
    orders = get_completed_orders_without_ksef_invoice(today())
    
    for order in orders:
        if is_business_customer(order):
            try:
                invoice = generate_ksef_invoice(order)
                send_to_customer(invoice, order.customer_email)
                mark_as_processed(order)
            except Exception as e:
                log_error(order, e)
                schedule_retry(order)

Error handling i retry

• Network timeouts - retry with exponential backoff
• Validation errors - human review queue
• API limits - queue management
• Data errors - automatic correction where possible

Monitoring i analytics

KPIs dla e-commerce KSeF

• Invoice generation time - cel: <5 sekund
• Success rate - cel: >99%
• Error rate by type - monitoring trendów
• Customer satisfaction - surveys o process

Dashboard przykładowy:

const ksefDashboard = {
    today: {
        invoicesGenerated: 150,
        errors: 2,
        averageTime: 3.2,
        successRate: 98.7
    },
    thisMonth: {
        totalInvoices: 4500,
        savedTime: 120, // hours
        errorTrends: 'decreasing'
    }
}

Koszt wdrożenia dla e-commerce

Mały sklep (<1000 zamówień/miesiąc)

• Plugin/moduł: 500-1500 zł
• Konfiguracja: 1000-3000 zł
• Szkolenia: 500-1000 zł
• Całkowity koszt: 2000-5500 zł

Średni sklep (1000-10000 zamówień/miesiąc)

• Integracja custom: 5000-15000 zł
• Automatyzacja: 3000-8000 zł
• Monitoring: 1000-3000 zł
• Całkowity koszt: 9000-26000 zł

Duży sklep (>10000 zamówień/miesiąc)

• Enterprise solution: 20000-50000 zł
• Dedicated support: 5000-15000 zł/rok
• Advanced features: 10000-30000 zł
• Całkowity koszt: 35000-95000 zł

Najlepsze praktyki

✅ Recommended approach

• Zacznij od testów na małej grupie zamówień
• Automatyzuj standardowe przypadki
• Pozostaw manual override dla wyjątków
• Monitoruj wszystkie operacje
• Przygotuj clear error messages dla klientów

❌ Common mistakes

• Próba automatyzacji 100% cases od razu
• Brak fallback procedures
• Ignorowanie international customers
• Nieprzygotowanie customer service
• Brak testowania przed go-live

Przygotowanie zespołu

Customer Service

• Podstawy KSeF i zmian w procesie
• Jak pomóc klientom z problemami
• Eskalacja do technical support

IT/Development

• API KSeF integration
• Error handling procedures
• Monitoring i alerting setup

Business/Management

• Impact na customer experience
• Cost-benefit analysis
• Compliance requirements

Timeline wdrożenia

Faza 1 (2-4 tygodnie): Przygotowanie

• Analiza obecnego systemu
• Wybór rozwiązania technicznego
• Przygotowanie środowiska testowego

Faza 2 (2-3 tygodnie): Development

• Implementacja integracji
• Testy funkcjonalne
• Przygotowanie dokumentacji

Faza 3 (1-2 tygodnie): Testing

• User acceptance testing
• Performance testing
• Security testing

Faza 4 (1 tydzień): Go-live

• Deployment na produkcję
• Monitoring pierwszych transakcji
• Quick fixes jeśli potrzebne

Podsumowanie

KSeF w e-commerce to głównie kwestia dobrej automatyzacji. Kluczowe kroki:

1. Zidentyfikuj które zamówienia wymagają KSeF
2. Zautomatyzuj standardowe scenariusze
3. Przygotuj manual procedures dla wyjątków
4. Monitoruj wszystkie procesy
5. Przeszkol zespół customer service

Pamiętaj: Start small, automate gradually, monitor everything!