Certyfikaty KSeF od listopada 2025: Przygotuj swoją firmę na e-faktury

Ważna aktualizacja dla polskich przedsiębiorców: od listopada 2025 roku będzie można pobrać certyfikaty KSeF, które są kluczowe dla korzystania z systemu e-faktur od lutego 2026 roku. Bez tych certyfikatów firmy nie będą mogły ani wystawiać faktur, ani uwierzytelniać swoich danych w systemie.

Certyfikaty KSeF - co to i po co?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowa rzeczywistość, która od lutego 2026 roku zmusi wielu przedsiębiorców do zmiany sposobu wystawiania faktur. Choć ustawa czeka jeszcze na podpis prezydenta, wszystko wskazuje, że harmonogram wdrożenia zostanie dotrzymany.

Kluczowym elementem obsługi KSeF będzie certyfikat, który pozwoli na:

• Uwierzytelnianie się w systemie KSeF i dostęp do KSeF API 2.0
• Potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury
• Wystawianie faktur w trybie offline podczas awarii systemu
• Generowanie kodów QR potwierdzających autentyczność faktur

Od listopada 2025 roku każdy przedsiębiorca będzie mógł pobrać swój certyfikat w portalu KSeF. Będzie on ważny 2 lata z możliwością przedłużenia.

Jak zdobyć certyfikat?

Aby uzyskać certyfikat KSeF, należy złożyć wniosek z danymi osoby lub podmiotu uwierzytelnionego w systemie. Po pozytywnym rozpatrzeniu dokument zostanie wydany i udostępniony do pobrania.

Warto pamiętać, że osoby z uprawnieniami wtórnymi w KSeF 1.0 będą musiały ponownie złożyć wnioski o dostęp w module KSeF MCU od listopada 2025 roku.

Zmiany w systemie autoryzacji

Do tej pory dostęp do systemu KSeF odbywał się m.in. za pomocą tokenów autoryzacyjnych. Od lutego 2026 roku obok tokenów zostanie wprowadzony równoległy system certyfikatów. Oba mechanizmy będą działać równolegle do końca 2026 roku, po czym tokeny zostaną całkowicie zastąpione przez certyfikaty.

Te zmiany mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa systemu i jednoznaczne potwierdzenie tożsamości wystawców faktur. Dlatego warto już teraz zacząć się przygotowywać, aby od początku 2026 roku bez przeszkód korzystać z KSeF.